ثبت املاك و استعلام بازداشتی

ثبت املاك و دفتر املاك و استعلام بازداشتی.

(عدم ثبت بيش از يك واقعه در يك صفحه دفاتر ارسالي به مركز).

بند ۲۹۷- با آن كه قسمت اخير ماده سه اصلاحي آئين نامه قانون ثبت صراحت داشته قبلاً هم تذكر داده شده براي دفاتر املاكي كه به مركز ارسال مي گردد منظور نمودن سه صفحه سفيد و ثبت انتقالات بعدي ضرورتي ندارد اخيراً مشاهده شده است كه بعضي از واحدهاي ثبتي در يك صفحه دفتر ارسالي به مركز بيش از ثبت درج نموده اند كه اين عمل باعث اشكال شده است از اين رو به منظور وحدت رويه و جلوگيري از هرگونه بي ترتيبي مقتضي است مراقبت شود در هر صفحه از دفتري كه به مركز ارسال مي گردد از قيد بيش از يك ثبت خودداري گردد، بديهي است با اين ترتيب رعايت تسلسل شماره ثبت نيز خواهد شد.

(ثبت خلاصه معامله و اطلاع نامه فسخي)

بند ۲۹۸- الف: رؤساي ثبت بايد به ثب خلاصه معاملات و اطلاع نامه هاي فسخي املاك ثبت شده و بايگاني نمودن كليه خلاصه ها در پرونده هاي ثبتي نظارت مستقيم داشته و مراقيت نمايند خلاصه هاي واصله ظرف ۲۴ ساعت در دفاتر مربوطه ثبت و چنان چه ثبت آن متوقف به رفع نواقصي داشته باشد بايستي ظرف همان مدت مورد اقدام قرار داده و پس از رقع نقص بدون تأخير به ثبت برسد و اگر خلاصه معامله مربوط به املاكي است كه ثبت نشده ظرف ۲۴ ساعت در پرونده ثبتي مربوطه بايگاني و فهرست شود.

ب : در موقع انتقال رؤساي ادارات بايد تعداد خلاصه هاي ثبت نشده در صورت مجلس تحويل و تحول قيد شود.

ج : رؤساي ثبت بايد نظارت كامل نمايند كه خلاصه معاملات ظرف ۲۴ ساعت پس از وصول در دفتر املاك ثبت شود و در صورت وجود نقصي ظرف همان مدت رفع نقص نمايند.

د : در مواردي كه املاك ثبت شده به قطعات مفروز تقسيم و متدرجاً مورد معامله قرار مي گيرد خروج آن را به ترتيب وصول طبق بند ۲ ماده ۱۰۴ آئين نامه قانون ثبت در دفتر املاك مربوطه قيد و در دفتر جاري به نام خريدار ثبت نمايد.

ه : در مورد آخرين قطعه اي كه باقي مانده ملك محسوب است در صورت انتقال زير ثبت اوليه ملك در دفتر املاك مربوطه با همان پلاك قبلي ثبت نمائيد.

(تكميل دفاتر املا )

بند ۲۹۹- به طوريكه اطلاع دارند اغلب واحدهاي ثبتي به عللي موفق نشده اند كليه خلاصه معاملات ثبت شده را در دفاتر املاك ثبت نمايند و به همين مناسبت بي ترتيبي و مشكلاتي جهت انتقال گيرندگاني كه براي صدور و اخذ سند مالكيت مورد انتقال به واحدهاي ثبتي مراجعه مي نمايند ايجاد مي شود بنابراين براي رفع اين محظور دفاتر اسناد رسمي بايد همكاري بيشتري در اين مورد با واحدهاي ثبتي مبذول دارند و در مواقعي كه نسب به املاك ثبت شده به منظور انجام معامله بازداشت يا عدم بازداشت ملك مورد معامله استعلام مي شود فتوكپي يا رونوشت سند مالكيت را كه به وسيله ذي نفع تهيه و مورد تأييد دفترخانه قرار مي گيرد ضميمه استعلام نموده به واحد ثبتي ارسال نمايند و ادارات ثبت فوراً ستون خلاصه معاملات سند در دفتر املاك ثبت نشده باشد نسبت به ثبت آن در دفتر املاك اقدام نموده و سپس با قيد اين جمله كه معاملات مندرج در ستون معامله سند مالكيت كلاً در دفتر املاك ثبت شده است به صدور پاسخ استعلام مباردت نمايند در صورتي كه ستون نقل و انتقالات سند مالكيت سفيد باشد و مالك براي اولين بار قصد انجام معامله را داشته باشد و سردفتر اسناد رسمي در برگ استعلام كتباً عدم انجام معامله قبلي را گواهي و تأييد نمايند احتياجي با ارسال فتوكپي يا رونوشت سند مالكيت ندارد انتظار دارد با اجراي اين دستور در تكميل دفاتر املاك اقدام نمايند تا مشكلات مراجعه كنندگان مرتفع گردد.

بخشنامه ۵۵۸۸/۳- ۱۳۵۳/۰۹/۲۷

(تنظيم و نگهداري دفتر نماينده املاك)

بند ۳۰۰- تخصيص دفتر واحدي براي هر بخش يا دهستان در صورتي كه داراي شماره هاي اصلي و فرعي زيادي نباشد لازم نيست و مي توانيد از يك جلد دفتز براي چند قطعه يا بخش كه به ثبت عمومي گذاشته شده به طور مسلسل استفاده نمائيد، مشروط بر اين كه اولاً در ظهر ورق اول دفتر مزبور فهرست منظم شماره هاي اصلي و فرعي هر قطعه را با ذكر تعاد صفحات مربوطه قيد و ثانياً پس از ختم شماره هاي اصلي و فرعي هر قريه اي به تناسب احتياج چند صفحه براي ثبت شماره هاي فرعي از قلم افتاده و امثال آن سفيد گذارده شود.

۲-پس از انتشار آگهي هاي نوبتي شماره هاي اصلي هر ملك و فرعي هاي مربوط بشماره اصلي كه در موقع توزيع اظهارنامه تعيين شده به ترتيب در دفتر مزبور ثبت مي شود.

۳-مشخصات ملك و تاريخ و شماره ثبت و صفحه دفتر املاك بعد از صدور ورقه ملكيت در ستون هاي مربوطه دفتر مزبور قيد و دفتر نام برده در دفتر املاك حفظ و نگهداري مي شود.

۴-با منظم نگهداشتن دفتر مزبور ديگر ضرورتي براي تنظيم و نگهداري دفتر آمار مربوط به املاك وجود ندارد.

(تبديل اسناد مالكيت مشاعي به يك جلد)

بند ۳۰۱- در مواردي كه مالك يك قسمت از ملك مورد ثبت سند مالكيت خود را مشاعاً يا مفروزاً قبلاً بيك نفر انتقال داده و مي خواهد باقي مانده مورد ثبت را به همان شخص انتقال دهد لازم است سردفتر تنظيم كننده سند معامله اخير، اصل سند مالكيت را با خلاصه معامله به ثبت محل ارسال دارد كه سند مالكيت جديد طبق مقررات صادر شود، چون در اين بخش نامه تكليف اشخاصي كه داراي اسناد مالكيت مشاعي متعدد مي باشند تعيين نگرديده لزوماً تذكر مي دهد كه تبديل اسناد مالكيت مشاعي متعدد به يك جلد اشكال ندارد.

بناراي با درخواست مالك اسناد مالكيت مشاعي را اخذ و در پرونده بايگاني نموده و با رعايت مقررات يك جلد سند مالكيت به مقدار مجموع اسناد مالكيت مشاعي ابطال شده صادر و به مالك تسليم نمائيد.

بخش نامه شماره ۱۲۰/۳- ۱۳۵۴/۰۱/۱۸

(امضاي سند مالكيت و دفتر املاك)

بند ۳۰۲- مدير ثبت و دارنده اختيار امضاي اسناد مالكيت بايد در مورد اسنادي كه ثبت دفتر املاك شده به جهت تغيير متصدي مربوطه يا جهت ديگر به امضاء نرسيده اگر اشكالي در بين نباشد با قيد تاريخ، سند مالكيت و دفتر املاك را امضاء كند.

(صدور سند مالكيت زمين به نام وارث )

بند ۳۰۳- هرگاه وارثي با تسليم مدارك مربوطه تقاضاي صدور سند مالكيت نسبت به سهم الارث خود را از رقبه اي كه منحصراً سند مالكيت آن به عنوان زمين به نام مورث آن ها صادر شده باشد بنمايند و مدعي باشند كه در زمين مورد نظر هيچ نوع اعياني وجود نداشته و ندارد در اين مورد در صورتي كه رقبه منظور به نام مورث به عنوان زمين مطلق ند مالكيت صادر و تسليم شده باشد و با معاينه محل معلوم شود كه زمين به حال اوليه باقي است و فاقد هر نوع اعياني مي باشد و اين موضوع مورد تأييد و تصديق رئيس واحد ثبتي قرار گيرد وضع و استثناء ثمينه اعياني از سهم الارث وارث مورد ندارد.

بخش نامه شماره ۷۱۰/۳- ۶-۲-۵۴
(نحوه صدور سند مالكيت باقي مانده و المثني و رسيدگي به هزينه آن)

بند ۳۰۴- در مورد املاكي كه سند مالكيت آن مفقود و يا از طرف مالك به نحوي تقاضاي تجديد سند مي شود در مورد فقدان پس از انجام تشريفات مقرر در ماده ۱۲۰ آيين نامه قانون ثبلت و تبصره هاي آن و در ساير موارد پس از اخذ سند مالكيت اصلي، چنان چه مورد ثبت قبلاً تفكيك و نسبت به قطعات تفكيكي معامله انجام شده باشد نقل تمام انتقالات در سند مالكيت المثني كار زائدي است لذا مانعي ندارد كه با رسيدگي لازم و دقيق و در صورت لزوم با معاينه محل و تنظيم صورت مجلس لازم تعيين نمايند چه مقدار از مورد ثبت به ملكيت مالك باقي است و همان مقدار را در دفتر املاك ثبت و سند مالكيت صادر شود بديهي است چنان چه قطعه مورد ثبت تفكيكي سابق باشد بايد هزينه تفكيك بر طبق ماده ۱۵۰ قانون ثبت احتساب و وصول شود و چنان چه مورد درخواست باقي مانده بوده و نسبت به آن عمل تفكيك انجام نشده باشد طبعاً به باقي مانده هزينه تفكيكي تعلق نخواهد گرفت.

بخش نامه شماره ۸۲۵۳/۳- ۵-۱۲-۵۵

(ثبت ملك به نام ارتش طبق دادنامه قطعي)

بند ۳۰۵- هر موقع كه از طرف وزارت دفع يا نمايندگان ارتش دادنامه قطعي بر تمليك ملكي به ارتش ارائه شود در صورت اجراي دادنامه قطعي مزبور ارتش قائم مقام متقاضي ثبت بوده و همان طور كه در مورد كليه احكام قطعي صادره از محاكم رسمي دادگستري عمل مي كنند براساس و مدلول حكم صادره و بر طبق قانون پس از طي تشريفات قانوني ملك را به نام ارتش به نمايندگي دولت در دفتر املاك ثبت نموده سند مالكيت صادر نمائيد، بديهي است در اين قبيل موارد مطالبه سند انتقال و خلاصه معاملات موردي نخواهد داشت.

(تبديل حد بكوچه و اصلاح سند مالكيت)

بند ۳۰۶- چنان چه در نتيجه تغيير وضع مجاور املاك ثبت شده و تبديل حد به كوچه اصلاح سند مالكيت در حدي كه قبلاً به ملك مجاور و فعلاً به كوچه محدود است تقاضا شود، پس از معاينه محل و احراز وجود كوچه اصلاح حد سند مالكيت با رعايت ضوابط مقرر فراز يك در بند از مور متفرقه اختيارات تفويضي هيأت نظارت به رؤساي واحدهاي ثبتي مانعي ندارد.

(ذكر ابنيه مستحدثه در اسناد مالكيت اراضي)

بند ۳۰۷- چون ماده ۱۱۷ آئين نامه قانون ثبت مشعر بر اين است كه تغيير وضعيت املاك ثبت شده مستلزم تغيير سند مالكيت نيست بنابراين موافقت با درخواست تغيير سند مالكيت و دادن سند جداگانه مقدور نيست ولي هرگاه مالك بخواهد براي اجاره دادن ساختمان هاي احداث شده در زمينه ثبت شده در سند مالكيت زمين منعكس گردد مي تواند يا اعزام نماينده و معاينه محل و تنظيم صورت مجلس و در صورت لزوم اخذ جواز ساختمان و پايان كار ساختمان هائي را كه مالك در داخل محدود زمين ثبت شده ايجاد نموده با تعيين شماره فرعي از شاره اصلي زمين مراتب را در ملاحظات ثبت زمين در دفتر املاك و در سند مالكيت قيد نمود، بديهي است در اجراي اين دستور بايد از لحاظ تطبيق محل با مورد ثبت و ساختمان هاي احداثي كلاً داخل در محدوده سند مالكيت است كمال دقت و مراقبت به عمل آيد كه طبق مدلول آن اقدام نمائيد.

در مواردي كه مالك بخواهد قسمتي از ملك خود را مورد معامله شرطي يا رهني و نظائر آن قرار دهد بايستي پس از انجام عمليات تفكيكي با حدود تفكيكي مبادرت به تنظيم سند گردد.

(اعاده دادرسي و خوداري از صدور سند مالكيت)

بند ۳۰۸- ارائه رونوشت قرار قبولي دادخواست اعاده دادرسي قبل از ثبت ملك در دفتر املاك نسبت به احكامي كه در جريان اعتراض به ثبت صادر شده تا حصول نتيجه نهائي رسيدگي براي خودداري از صدور سند مالكيت كافي بوده ولي چنان چه به جاي رونوشت قرار مزبور گواهي تقديم دادخواست تسليم و پس از اخطار اداره ثبت هم ظرف يك ماه رونوشت قرار مزبور از طرف ذي نفع داده نشود جريان ثبتي تعقيب خواهد شد.

(تقاضاي دادسرا در صدور سند مالكيت وثيقه به نام دولت)
بند ۳۰۹- در مواردي كه دادستان بخواهد طبق ماده ۱۳۶ مكرر قانون آئين دادرسي كيفري عمل كند مي تواند ملك مورد وثيقه را ضبط نموده و به كسي كه ملك را به وثيقه گذاشته (اعم از متهم يا ديگري كه به نفع متهم ملك را به وثيقه گذارده) موضوع را اخطار كند شخصي كه به او اخطار شده مي تواند در موعد مقرر به دادگاه مراجعه كند.
اگر ذي نفع به دادگاه مراجعه ننمود و يا دادگاه پس از مراجعه عمل دادستان را تأييد كرد دادستن مي تواند تقاضاي ثبت ملك يا قسمتي از آن را به نفع دولت بنمايد بنابراين لازم است مفاد دستور را به موقع اجراء گذارده و مراتب را به دادسراهاي مربوطه اعلام نمايند.
(متمم اسناد مالكيت)
بند ۳۱۰- پس از پرشدن ستون هائي كه براي قيد انتقالات ملك در صفحات آخر اسناد مالكيت پيش بيني شده به تقاضاي مالك ملك و دستور رئيس اداره مربوطه دفترچه متمم اسناد مالكيت را طبق نمونه به سند مالكيت مربوطه ضميمه و پس از پلمپ با اخذ بها به متقاضي تسليم مي شود.
(صدور سند مالكيت بعد از تنظيم و ثبت سند انتقال اجرائي)
بند ۳۱۱- ادارات ثبت پس از طي تشريفات اجرائي و تنظيم و ثبت سند انتقال و اعلام مراتب به دفاتر اسناد رسمي مبني بر بي اعتباري سند مالكيت قبلي به تقاضاي خريدار نسبت به صدور سند مالكيت مورد انتقال اقدام نمايند.
بخش نامه شماره ۸۱۴۹/۳- ۱۳۵۳/۰۹/۱۷ اصلاحي.
(نگاهداري سند مالكيت و تحرير آن)
بند ۳۱۲- براي جلوگيري از سوء استفاده احتمالي از اسناد مالكيت سفيد، بايد مراتب ذيل رعايت شود :
الف : كليه اسناد مالكيت سفيد بايد در قفسه آهني به مسئوليت مدير بايگاني و كارمند مورد اعتماد ديگري نگهداري شود و اسناد مالكيت مزبور به ترتيب شماره چاپي در دفتر نمونه ۱۰۹۵ ثبت و در موقع تحرير سند مالكيت با ذكر شماره پرونده ثبتي به متصدي پاك نويس اسناد مالكيت با اخذ رسيد تسليم شود.
ب : براي تحرير اسناد مالكيت از كارمنداني كه داراي خط خوب وخوانا بوده استفاده شود و در صورتيكه اشتباه در تحرير موجب ابطال سند مالكيت شود بايد با توضيح لازم در مقابل رسيدي كه قبلاً در دفتر مزبور داده شده سند مالكيت سفيد ديگري اخذ گردد و در آخر هر سال اسناد مالكيت باطل شده با تشكيل كميسيوني مركب از رئيس اداره و متصدي امر و رئيس حسابداري و تنظيم صورت مجلس كه حاوي شماره چاپي و شماره دفتر رسيد باشد معدوم نموده و يك نسخه از صورت مجلس به كارپردازي ثبت محل فرساده شود رؤساي ادارات مربوطه در اين مورد مسئوليت مستقيم خواهند داشت.
(تجميع)
بند ۳۱۳- به منظور تسريع بيشتر در كار مراجعين و جلوگيري از مكاتباتي كه ممكن است براي متقاضيان ايجاد معطلي و مشكل نمايد به كليه مديران ثبت مناطق و شهرستان ها و واحدهاي ثبتي كه اختيار امضاء سند مالكيت و ثبت دفتر املام داده شده اجازه داده مي شود در مواردي كه دو يا چند پلاك كه در اثر ساختمان يا لااقل ديواركشي به صورت واحدي درآمده باشد و يا قطعاتي كه وصل به هم باشد و با رعايت مقررات مربوطه و در نظر گرفتن شرايط اين دستور مالك تقاضاي تجميع نمايد و يا مالك يا مالكين املاك مزبور سهامي مشاعي برابر در املاك مورد تجميع داشته باشند و با تسليم اسناد مالكيت صادره قد تجميع حدود داشته باشند و انجام تقاضا به هيچ وجه مخالف مقررات جاري نبوده و موجب تضييع حق و تعارض و توليد اختلافي نگردد و ملك در بيع شرط و يا وثيقه و بازداشت بند (ز) نباشد با ترسيم نقشه و تنظيم صورت مجلس كه متضمن حدود تجميع شده باشد مشروط براين كه تجاوزي به مجاورين و كوچه ها و معابر و اموال عمومي نشود و حدود تجميعي با حدود املاك مجاورين از هر حيث مطابق و با دفتر املاك نيز تطبيق نمايد دستور اصلاح و تجميع را با بايگاني نمودن اسناد مالكيت اوليه و صدور سند مالكيت جديد صادر و مراتب را با در نظر گرفتن كليه مقررات مربوطه در دفتر املاك توضيح دهند.
ضمناً تذكر مي دهد نسبت به پلاك هائي كه حدود آن ها به مسيل و يا كوه و يا نظاير آن محدود شده از شمول اين دستور خارج است بديهي است اين اجازه مانع نظارت كامل مديران مناطق بر حسن جريان نخواهد بود.
بخش نامه ۵۳۵۴/۳- ۱۳۵۳/۰۹/۱۷
(ارزش ملك در سند مالكيت )
بند ۳۱۴- قيد ارزش ملك در سند ماليكت صرفاً براي تشخيص حقوق دولت است و در موقع تجديد سند مالكيت به نام خريداران در ستون ارزش ملك جمله (طبق سند انتقال) نيز علاوه ميشود و در مورد اسناد مالكيت المثني بايستي از بهاي مذكور در ثبت دفتر املاك تبعيت شود و ارزيابي آن در صورت وجود تفاوت فاحش فقط از نظر اجراي تبصره يك ماده ۱۲۰ آئين نامه ثبت از جهت انتشار يا عدم انتشار آگهي مانعي ندارد.
(تسهيل در مورد اسناد مالكيتي كه پلمپ آن مفقود گرديده است)
بند ۳۱۵- در مواردي كه پلمپ سند مالكيت مفقود گرديده و به تقاضاي مالك ملك نسبت به پلمپ سند اقدام مي شود عملاًً رويه ادارات و نواحي ثبت مركز بر اين است كه اين مورد را با حضور و امضاي نماينده دادستان ضمن صورت مجلس انجام مي دهند به منظور تسهيل در كار مراجعين و با عنايت به اين كه دخالت نماينده دادستان در موارد مذكور در دستورات صادره تجويز نشده است، لذا در مورد فوق الذكر حضور و امضاي نماينده دادستان ضروري به نظر نمي رسد. مقرر مي گردد بنا به تقاضاي مالك ملك و دستور رئيس اداره مربوطه پس از تطبيق سند مالكيت ارائه شده با ثبت دفتر املاك و عدم وجود اختلاف و احراز اصالت سند عمل شود.
(منع قيد حقابه در اظهارنامه و سند مالكيت و اسناد و انتقال)
بند ۳۱۶- چون به موجب ماده ۹ قانون آب و نحوه ملي شدن آن  صدور اسناد رسمي راجع به حقابه ممنوع گرديده و طبق قانون مذكور حقابه عبارت از حق مصرفي آبي است كه به منظور استفاده مفيد و معقول از آب با رعايت مقررات پيش بيني شده در قانون از طريق صدور پروانه به اشخاص حقيقي يا حقوقي واگذار مي شود، لازم است در موقع قبول تقاضاي ثبت املاك مجهول المالك و انتشار آگهي هاي نوبتي آن و هنگام صدور اسناد مالكيت املاكي كه جريان ثبتي آن ها با ذكر حقابه خاتمه يافته و همچنين تنظيم اسناد انتقال اعم از معاملات قطعي- شريط- رهني- وثيقه و غيره در مورد رقباتي كه با قيد حقابه يا حق الشرب درخواست ثبت يا سند مالكيت صادر گرديده از ذكر حق مزبور خودداري نموده و به جاي آن عبارت با حق استفاده از مقررات قانون آب را بر طبق نحوه ملي شدن آن قيد نمايند، ضمناً توجه مي دهد كه قنوات مشمول مقررات قانون مذكور نمي باشد.
(نحوه ابطال سند مالكيت المثني)
بند ۳۱۷- به طوري كه از اداره كل ثبت تهران گزارش رسيده در مورد نحوه ابطال سند مالكيت المثني بعد از اين كه سند ماليكت اصلي بدست آمده و از طرف مالك اعلام مي شود كسب تكليف شده، بدين وسيله خاطر نشان مي نمايد در هر مورد كه سند مالكيت اصلي به دست آيد و از طرف مالك كتباً اعلام گردد چنان چه با سند مالكيت المثني معامله انجام نشده باشد ابطال سند مالكيت المثني مانعي ندارد، بديهي است مرابت بايد پيرو بخش نامه مربوط به فقدان سند مالكيت به دفاتر اسناد رسمي تابعه بخش نامه شود. و چنان چه با سند مالكيت المثني معامله اي انجام شده باشد، سند مالكيت اصلي اخذ و پس از ابطال در پرونده ثبتي مربوطه ضبط گردد.
(صدور سند مالكيت براي تمام طبقات آپارتمان حسب درخواست مالك)
بند ۳۱۸- نسبت به آپارتمان هائي كه با رعايت ضوابط مقرره تفكيك شده است، در صورت درخواست مالك، اداره ثبت براساس صورت مجلس تفكيكي و با ابطال سند مالكيت اوليه در مورد هر يك از آپارتمان ها، سد مالكيت تفكيكي جداگانه صادر و تسليم نمايند.
بخش نامه ۴۴۶۰/۳ – ۱۳۵۵/۰۶/۳۱ اصلاحي
(مرجع رسيدگي به اعتراض مالكان آپارتمان ها)
بند ۳۱۹- چون از نظر نحوه وصول و دريافت هزينه هاي مشترك آپارتمان ها و مرجع مربوطه ممكن است اختلاف پيش آيد، لذا خاطر نشان مي نمايد :
۱-در اين مورد براساس لايحه قانوني اصلاح قانون الحاق كاده ده مكرر و دو تبصره به قانون تملك آپارتمان مصوب ۱۷/۳/۵۹ شوراي انقلاب جمهوري اسلامي به شرح زير عمل شود :
متن ماده ده قانون فوق الذكر :
ماده ۱۰ مكرر قانون تملك آپارتمان ها مصوب سال ۱۳۵۱ و تبصره هاي آن به شرح زير اصلاح و يك تبصره به عنوان تبصره ۳ به آن افزوده مي گردد :
ماده ۱۰ مكرر- در صورت امتناع مالك يا استفاده كننده از پرداخت سهم خود از هزينه هاي مشترك از طرف مدير يا هيئت مديران وسيله اظهارنامه با ذكر مبلغ بدهي و در صورت ريز آن مطالبه مي شود. هرگاه مالك با استفاده كننده ظرف ده روز از تاريخ ابلاغ اظهارنامه سهم بدهي خود را نپردازد مدير يا هيئت مديران ميتوانند به تشخيص خود و با توجه به امكانات از دادن خدمات مشترك از قبيل شوفاژ- تهويه مطبوع- آب گرم- برق- گاز و غيره به او خودداري كنند و در صورتي كه مالك و يا استفاده كننده همچنان اقدام به تصفيه حساب ننمايد اداره ثبت محل وقوع آپارتمان به تقاضاي مدير يا هيئت مديران براي وصول وجه مزبور بر طبق اظهارنامه ابلاغ شده اجرائيه صادر خواهد كرد، عمليات اجرائي وفق مقررات اجراي اسناد رسمي صورت خواهد گرفت و در هر حال مدير ي هيئت مديران موظف مي باشند كه به محض وصول وجوه مورد مطالبه يا ارائه دستور موقت دادگاه نسبت به برقراري مجدد خدمات مشترك فوراً اقدام نمايند.
تبصره ۱- رونوشت مدارك مثبت سمت مدير يا هيئت مديران و صورت ريز سهم مالك يا استفاده كننده از هزينه هاي مشترك و رونوشت اظهارنامه ابلاغ شده به مالك يا استفاده كننده بايد ضميمه تقاضانامه صدور اجرائيه گردد.
تبصره ۲- نظر مدير با هيئت مديران ظرف ده روز پس از ابلاغ اظهارنامه به مالك در دادگاه نخستين محل وقوع آپارتمان قابل اعتراض است، دادگاه خارج از نوبت و بدون رعايت تشريفات آئين دادرسي مدني به موضوع رسيدگي و رأي مي دهد اين رأي قطعي است.
در مواردي كه طبق ماده فوق تصميم به قطع خدمات مشترك اتخاذ شده و رسيدگي سريع به اعتراض ممكن نباشد دادگاه به محض وصول اعتراض اگر دلائل را قوي تشخيص دهد دسور متوقف گذاردن تصميم قطع خدمات مشترك را تا صدور رأي خواهد داد.
تبصره ۳- در صورتي كه مالك يا استفاده كننده مجدداً و مكرراً در دادگاه محكوم به پرداخت هزينه هاي مشترك گردد علاوه بر ساير پرداختي ها مكلف به پرداخت مبلغي معادل مبلغ محكوم بها به عنوان جريمه مي باشد.
۲-در صورتي كه مالكان در تشكيل مجمع عمومي توافق نكنند به دستور مده ۶ آئين نامه مصوب ارديبهشت ماه ۱۳۴۷ بايد به وزارت مسكن و شهرسازي مراجعه نمايند. (موضوع بخش نامه شماره ۱۵۷۴/۳- ۱۳۵۵/۰۳/۰۹)

(امضاء و مهر نمودن پاسخ استعلاميه هاي ثبتي اعم از كامپيوتري و غيره)

بند ۳۲۰- شايسته است با دقت كامل نسبت به امضاء و مهر نمودن پاسخ استعلاميه ها اهم از كامپيوتري و غير آن اقدام لازم معمول و در حفظ و حراست مهرهاي تحويلي و جلوگيري از هرگونه سوء استفاده احتمالي نهايت دقت را مبذول دارند.

بخش نامه شماره ۷۳۶۶/۵ – ۱۳۵۵/۰۷/۰۶ اصلاحي

(ارسال پاسخ به مراجع قضائي راجع به وثائق معرفي شده)

بند ۳۲۱- در مورد استعلاماتي كه از مراجع قضائي راجع به وثائق معرفي شده از طرف متهمين به عمل ميايد لازم است جريان ثبتي ملك كه حاوي كليه اطلاعات و خصوصيات و همچنين شمول داراي موانع قانوني باشد سريعاً در پاسخ استعلام و ضمناً در مواقعي كه پاسخ استعلام مراجع مذكور صادر مي گردد بايد فوري براي جلوگيري از معامله معارض اقدام و قب از احراز اين كه وثيقه معرفي شده قبول و قرار قبولي صادر و يا اساساً قراري كه دراين باب صادر نشده از صدور پاسخ استعلام به دفاتر اسناد رسمي خودداري شود.

(بخش نامه شماره ۳۵۱۲/۳ – ۱۳۵۵/۰۶/۱۸)

(نحوه پاسخ به استعلامات ثبتي)

بند ۳۲۲- چون مشاهده مي شود كه بعضي از واحدهاي ثبتي در ذيل پاسخ استعلامات صادره به دفاتر اسناد رسمي (موضوع ماده ۳۱ آيين نامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب ۱۳۱۷ و تبصره الحاقي به آن) مطالبي اضافه مي نمايند كه مورد سئوال واقع نشده است و اين امر مورد شكايت عديده ارباب رجوع گرديده است، علي هذا مقتضي است واحدهاي ثبتي منحصراً در حد موضوع مورد اسعلام پاسخ تهيه و به دفاتر اسناد رسمي ارسال دارند.

بديهي است نسب به پاسخ استعلام وضعيت املاك جاري جواب بايد جامع و روشن باشد كه حاجت به سئوال مجدد از طرف دفاتر نباشد.

بخش نامه ۴۰۵۸/۱۰- ۱۳۶۳/۰۵/۱۷

املاك بند (ز)

بند ۳۲۳- سبت به املاك مشمول بند (ز) ماده واحده قانون اراضي دولت و شهرداري ها نكات زير لازم الرعايه است :

الف : چنان چه دادخواست عليه متقاضي ثبت اوليه داده شده و قبل از سال ۱۳۳۵ انتقال واقع شده است مشمول بند (ز) نيست.

ب : چنان چه دادخواست عليه منتقل اليه داده شده است ولو آن كه انتقال قبل از سال ۱۳۳۵ به عمل آمده باشد مشمول بند (ز) مي باشد.

ج : انتقال قهري اعم از اين كه قبل از سال ۳۵ و يا بعد از سال ۳۵ حادث شده باشد از موارد مشمول بند (ز) خارج نيست.

د : مفاد ماده واحده مصوب اسفند ماه ۴۹ موضوع اصلاح ماده ۶ قانون اراضي دولت و شهرداري ها و اوقاف و بانك ها در مورد املاك مشمول بند (ز) لازم الرعايه است.

(بازداشت و رقع بازداشت از ملك)

بند ۳۲۴- در كليه مواردي كه از مراجع صلاحيت دار قانوني دستور بازداشت ملكي داده ميشود، زن مهر بازداشت و قيد شماره و مشخصات نامه بازداشت و نيز پس از رفع بازداشت زدن مهر (خروج از بازداشت) روي پوشه و اظهارنامه ثبتي ضروري است.

(توقيف مالك)
بند ۳۲۵- بازداشت املاكي كه به عنوان وثيقه و تضمين به دادگاه ها و دادسراها معرفي ميشوند وقتي قابل ثبت است كه طبق مقررات از مراجع صالحه بازداشت كننده رسماً ابلاغ شود.

مطالبي كه بازپرس ها يا دادسرا در سند مالكيت مي نمايند بازداشت قانوني نيست.

(ثبت بازداشت )
بند ۳۲۶- در هر مورد كه درخواست بازداشت ملكي از مراجع صلاحيت دار از قبيل: (دادگاه ها- دادسراها- دارائي- اجرائيات ثبت و دادگستري و ساير مراجع ذي صلاح) مي شود بايستي در همان روز وصول تقاضا، پس از رسيدگي به مالكيت كسي كه عليه او درخواست بازداشت شده و منطبق با پرونده ثبتي و دفتر املاك باشد، بازداشت مزبور را ثبت و به مراجع مربوطه اعلام نمود و هرگاه مدعي عليه مالكيت نداشته باشد، طبق مقررات آئين دادرسي مدني، بايد ظرف دو روز مراتب به مرجع بازداشت كننده اعلام شود.
(نحوه عمل بايگاني ها)
بند ۳۲۷- از نظر تسهيل و كنترل بيشتر در امر بايگاني واحدهاي ثبتي اقتضا دارد منبعد پس از اتمام پوشه هاي پرونده هاي ثبتي مربوطه به املاك در جريان ثبتي و سند مالكيت صادر شده (ثبت شده) با دو رنگ متمايز و مختلف با يكديگر تهيه نمايند تا در موقع مراجعه به پرونده معلوم شود ملك مزبور ثبت شده است يا در جريان ثبت است.
بخش نامه شماره ۵۵۵۲/۳ – ۱۳۵۴/۰۸/۱۴
(ثمن اعياني)
بند ۳۲۸- ثمن اعياني شامل قنوات هم مي شود و مانند ساير اعيان است و مشمول حكم ساير اموال غيرمنقول مي باشد.
(حق احداث اعياني براي غير)
بند ۳۲۹- چنان چه ملكي به عنوان زمين درخواست ثبت شده باشد و در جريان ثبت حق احداث اعياني به غير منتقل شود، همانطوري كه متقاضي ثبت اگر در جريان ثبت ملك خود رأساً اقدام به احداث اعياني نمايد درخواست ثبت مجدد لازم ندارد، درخواست ثبت منتقل اليه نيز كه قائم مقام قانوني ثبت نسبت به اعياني مستحدثه است مجوزي نخواهد داشت در اين صورت پس از احداث اعياني از طرف منتقل اليه در موقع تحديد حدود ملك حدود اعياني صاحب نيز تحديد خواهد شد و چنان چه احداث اعيان بعد از تحديد و يا حتي بعد از ثبت عرصه به نام متقاضي باشد يا احياناً در موقع تحديد حدود اعيان تحديد نشده باشد طبق ماده ۱۰۴ مكرر آئين نامه ثبت عمل مي شود منتهي در صورت عدم صدور سند مالكيت عرصه صدور سند مالكيت اعيان موكول با تمام تشريفات قانوني و انقضاي مواعد اعتراض نسبت به اصل ملك مورد تقاضاي ثبت و عم اعتراض نسبت به اصل ملك و حدود خواهد بود، باين ترتيب پس از اتمام تشريفات مزبور صدر سند مالكيت اعيان حتي قبل از صدور سند مالكيت عرصه بلااشكال است.
(تغيير وضعيت ثبت اعياني )
بند ۳۳۰- در ماده آيين نامه  تصريح شده : (تغيير در وضعيت املاك ثبت شده مستلزم تغيير سند مالكيت نيست مگر ….)
در صورتي كه سند مالكيت به عنوان دكان و غير ان صادر شده باشد و دارنده سند تغييري در نوع ساختمان داده و يا سند مالكيت به عنوان زمين صادر شده و بعد از طرف مالك در آن احداث بنا شده و تقاضاي قيد يا تغيير بنا بشود مانعي ندارد كه با معاينه محل و تنظيم صورت مجلس و با احراز موضوع مراتب را در ستون ملاحظات ثبت ملك و سند مالكيت توضيح دهند.
بديهي است اين توضيح منافات با ماده ۱۱۷ مذكور ندارد در اين باره تكليفي هم به عهده دفاتر اسناد رسمي از نظر هدايت مدعيان تعيين وضعيت در زمين مورد معامله محول گرديده كه به نوبه خود لازم الاجراء است.
بخش نامه شماره ۲۸۵۵/۳-۱۳۵۵/۰۴/۲۳ و ۶۰۲۱/۲-۱۳۵۴/۰۵/۰۳ اصلاحي
(تعيين مشخصات اراضي وزارت دفاع)
بند ۳۳۱- علاوه بر همكارهائي كه در مورد تعيين محل زمين هاي خريداري ارتش و اندازه گيري مساحت و ابعاد و پياده نمودن نقشه هاي متصرفات ارتش در اراضي مورد تملك معمول داشته ايد در مواردي هم كه اسناد مالكيت اراضي مورد تملك ارتش فاقد مساحت و ابعاد است در تعيين مشخصات و مساحت آن با اداره مهندسي وزارت دفاع تشريك مساعي و همكاري نمايند.
(فقدان پرونده هاي ثبتي)
بند ۳۳۲- چون گزارش هاي فقدان پرونده واصله از واحدهاي ثبتي در مورد تشكيل پرونده المثني افزايش يافته و ازدياد اين قبيل گزارش ها مؤيد بي نظمي در امور بايگاني واحدهاست لذا متذكر مي گردد منبعد از ارسال گزارش هاي فقدان پرونده قبل از تعيين متخلف و اعلام موضوع به دادسراي محل خودداري و براي جلوگيري از هرگونه بي ترتيبي در آينده دستور فرمائيد كليه واحدهاي تابعه حداكثر تا آخر سال جاري صورت پرونده هاي مفقود را ضمن تعيين و معرفي متخلف به دادسرا به آن منطقه گزارش و پس از بررسي و حصول نتيجه قطعي مراتب را با اظهار نظر صريح اعلام فرمائيد.
بخش نامه ۲۹۵۰/۳ – ۱۳۶۳/۱۰/۳۰ سازمان ثبت اسناد و املاك
(اعلام موضوع فقدان پرونده هاي ثبتي به دادسرا قبل از صدور گزارش و تعيين متخلف)
بند ۳۳۳- چون گزارش هاي فقدان پرونده واصله از واحدهاي ثبتي در مورد تشكيل پرونده المثني افزايش يافته و ازدياد اين قبيل گزارش ها مؤيد بي نظمي در امور بايگاني واحدها است لذا متذكر مي گردد. منبعد از ارسال گزارش هاي فقدان پرونده قبل از تعيين متخلف و اعلام موضوع به دادسراي محل خودداري و براي جلوگيري از هرگونه بي ترتيبي در آينده دستور فرمائيد كليه واحدهاي تابعه حداكثر تا آخر سال جاري صورت پرونده هاي مفقود را ضمن تعيين و معرفي متخلف به دادسرا به آن منطقه گزارش و پس از بررسي و حصول نتيجه قطعي مراتب را با اظهار نظر صريح اعلام فرمائيد.