بازرسی دفاتر اسناد رسمی

(طرز رسيدگي به تخلف سردفتر)

بند ۱۳۰ – در مواردي كه گزارش مربوط به تخلفات سردفتران و دفترياران است بايد موارد تخلف ضمن صورت مجلس هايي كه به امضاء سردفتر و دفتريار مربوطه رسيده باشد منعكس و موارد تخلف به طور صريح با قيد شماره و تاريخ سند مربوطه در صورت مجلس قيد شده باشد و دو نسخه از صورت مجلس را براي تعقيب سردفتر يا دفتريار ارسال و مدير ثبت شخصاً نسبت به موارد تخلف اظهار نظر نموده و هر گاه تخلف مشمول مرور زمان شده باشد موضوع در گزارش قيد شود.

(نحوه بازرسي دفاتر اسناد رسمي و ازدواج و طلاق)

بند ۱۳۱ – رؤسا ادارات مكلفند دفترخانه هاي تابعه مقر اداره را حداقل هر شش ماه يك مرتبه شخصاً يا به وسيله بازرس يا كارمند مطلع و مورد اعتماد طبق فرم هاي پيوست ارسالي بازرسي نمايند و لازم است در تنظيم صورت مجلس بازرسي به نكات زير توجه فرمايند :

۱-بازرسان موظفند كليه نكات مندرج در فرم صورت مجلس بازرسي را با دقت كامل و رعايت ترتيب مقرر در فرم يك به يك دقيقاً بررسي و در هر مورد صريحاً اظهار نظر و در صورت مجلس بازرسي خود قيد فرمايند.

۲- در امور مالي مراقبت و دقت بيشتري معمول و صريحاً معلوم نمايند سردفتردر رسيدگي هاي قبلي هم بدهي داشته يا خير؟ و در صورت داشتن بدهي قبلي تاريخ پرداخت آن صريحاً در صورت مجلس قدي و مدارك مربوطه را نيز ملاحظه و گواهي نمايند.

۳-چنان چه سردفتر و دفتريار بدهكار باشند تذكر دهند فوراً در پرداخت بدهي خود اقدام و قبض رسيد حاكي از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورت مجلس منعكس فرمايند.

۴-در مواردي كه امور سردفتري و يا دفترياري دفترخانه به كفالت اداره مي شود نام و نام خانوادگي كفيل را در صورت مجلس ذكر نمايند.

۵-هر گاه در عمل با مسائل ديگري مواجه شدند كه در فرم به آن اشاره نشده و انعكاس آن در صورت مجلس ضروري باشد آخر فرم در قسمت توضيحات مطلب را قيد فرمايند.

۶-در كليه مواردي كه تهيه و تنظيم فهرستهاي اشاره شده در فرم صورت مجلس ضرورت دارد مراقبت نمايند در هر مورد به تعداد نسخ صورت مجلس فهرست تنظيم و ضميمه هر نسخه فرمايند.

۷-صورت مجلس بازرسي بايستي در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح تنظيم و ذيل هر يك از نسخ و ضمائم آن را سر دفتر و دفتر يار و بازرس اعزامي با ذكر نام و نام خانوادگي و تاريخ امضاء و دو نسخه از صورت مجلس تنظيمي را به اداره كل ثبت مناطق ارسال فرمايند.

۸-مسئوليت اجراي دستورات بالا و نظارت در تنظيم صحح صورت مجلس بازرسي بر اساس فرم هاي پيوست با مديران كل هر منطقه ثبتي بوده كه بايستي مراقبت كامل نمايند در گزارش و تنظيم صورت مجلس به تمام موارد مذكور در فرم جواب داده شده و به تمام رديف هاي مندرج در آن به ترتيب به نحوي كه محتاج به هيچ نوع مكاتبه و استيضاح مجدد نماشد رسيدگي قطعي و منجز به عمل آمده باشد.

۹-مقتضي است مديران كل ثبت مناطق يك نسخه از صورت مجلس بازرسي و ضمائم آن را براي رسيدگي و اقامات لازم به اداره كل امور اسناد و سر دفتران ارسال فرمايند.

(امور مالي دفترخانه)

الف : دفتر درآمد دفتر خانه بازرسي و حقوق ديواني متعلقه به هر يك از اسناد تنظيمي با تعرفه و ضوابط مقرر در ماده ۱۲۳ – اصلاحي قانون ثبت و اصلاحيه هاي بعدي آن محاسبه و همچنين بهاي مندرج در اسناد تنظيمي با ارقام قيد شده در دفتر ثبت سند و دفتر درآمد دفترخانه تطبيق داده شده و جمع صفحات نيز كنترل و با اقلام مندرج در صورت حساب هاي ماهيانه تطبيق و نتيجتاً دفترخانه با توجه به حقوق دولتي متعلقه به اسناد مورد بازرسي و اقلام واريز شده به حساب هاي مربوطه بدهي و كسر پرداختي: نداشت/ داشت كه مراتب به سردفتر تذكر داده شده و مشاراليه مبلغ …………………………..ريال كسر پرداختي بابت حقوق دولتي اسناد تنظيمي را به موجب فيش شماره…………………………. مورخ ……………………. به حساب مربوطه واريز نمود. ضمناً فهرست كامل مشخصات اسنادي كه بابت حقوق دولتي، كسري پرداخت داشت ضميمه اين صورت جلسه است.

ب : با ملاحظه دفتر گواهي امضاي دفترخانه، تعداد گواهي هاي انجام شده جمعاً فقره بود كه حقوق دولتي متعلق به آن ها صحيحاً وصول و ابصال و اقلام آن در دفتر درآمد دفترخانه و نيز جزء صورت حساب ماهيانه منظور و حق السهم كانون دسردفتران و دفترياران از گواهي جمعاً به مبلغ ………………………………. ريال پرداخت و دفترخانه از اين بابت بدهي و كسري پرداخت نداشت/ داشت كه مبلغ………………………… ريال كسر پرداختي با تذكر لازم به آقاي سردفتر به موجب فيش شماره مورخ……………………….. تأديه گرديد.

پ : با ملاحظه سوابق مدارك موجود در دفترخانه، بابت بقاياي ثبتي و يا هزينه تفكيك، و يا نيم عشر اجرايي بدهي و يا كسر پرداختي ملاحظه نشد/ شد كه با تذكر مراتب به سردفتر مبلغ …………………………………….. ريال كسر پرداختي و بدهي مزبور به موجب فيش شماره ………………………….. مورخ ………………………… پرداخت گرديد. ضمناً فهرست مشخصات اسنادي كه بدهي و كسر پرداخت داشت منظم به اين صورت جلسه است.

ت : قبوض سپرده و دفتر امانات دفترخانه ملاحظه و كنترل گرديد. رديف جمع دفتر ………………………….. و رديف هزينه ……………………… و تعداد قبوض ……………………………. فقره بود و در اين مورد اختلافي به نظر نرسيد/ رسيد كه جهت رفع نقص آموزش هاي لازم داده شد و در خلال بازرسي نقائص موجود مرتفع گرديد. ضمناً موارد نقص و چگونگي امر به شرح فهرست منضم به اين صورت جلسه است.

ث : نسبت به اقلام حق التحرير وصولي دفترخانه قبض لازم صادر و تسليم و رسيد اخذ شده بود و رقم عايدي حق التحرير در دفتر مربوطه صحيحاً ثبت و جمع بندي و با تعرفه قانوني تطبيق مي نمايد/ نمي نمايد ………………………….. كه موارد اشكال به شرح فهرست جداگانه منظم به اسن صورت جلسه است.

ج : ميزان حق التحرير وصولي دفترخانه بابت اسناد تنظيمي مورد بازرسي جمعاً مبلغ ……………………….. ريال مي باشد كه سهميه كاركنان از درآمد دفترخانه موضوع لايحه قانوني راجع به حق التحرير دفاتر اسناد رسمي و نحوه تقسيم آن مصوب ۱۳۵۹ طبق تعرفه و ضوابط مقرر در لايحه قانوني مذكور جمعاً ………………………….. ريال است كه كلا به حساب هاي مربوطه واريز و دفترخانه از اين بابت بدهي و يا كسر پرداختي نداشت/ داشت …………………………………. كه مراتب به سردفتر متذكر و مشاراليه مبلغ ………………………………. ريال كسرپرداختي را به موجب فيش هاي شماره ………………………………. پرداخت نمود.

چ : با در نظر گرفتن اسناد ناقص قبلي دفترخانه كه در صورت جلسه بازرسي قبلي منعكس است و همچنين اسناد مورد بازرسي موضوع اين صورت جلسه جمعاً تعداد …………………………… فقره اسناد ناقص در دفترخانه موجود است كه فهرست مشخصات اين قبيل اسناد و علل و جهات نقائص آن ها به شرح فهرست ضميمه اين صورت جلسه مي باشد و آن تعداد از اسناد ناقص قبلي كه با رعايت مقررات مربوطه تكميل شده كليه حقوق ديواني متعلقه به آن ها صحيحاً وصول و ابصال و از اسناد مذكور رفع نقص به عمل آمده است.

(امور فني دفتر خانه)

۱-ملاحظه دفاتر ثبت معاملات دفترخانه، كليه صفحات هر دفتر داراي شماره مسلسل و مهر و امضاي نماينده دادستان و نخ كشي و پلمپ شده بود و در شماره ثبت رعايت تسلسل گرديده و در تمام موارد قيد مراتب عدم ثبت سند در ذيل دفاتر مراعات گرديده است/ نگرديده است كه در اين مورد تذكرات لازم داده شد و فهرست مشخصات موارد نقص و اشكال منضم به اين صورت جلسه است.

۲-تعرفه قانوني حق الثبت و حق التحرير اسناد، به نحوي كه در نظر عمومي قرار گرفته اشد در دفترخانه الصاق شده است/ نشده است كه تذكر داده شده منبعد رعايت و الصاق نمايند.

۳-حقوق دولتي و ميزان حق التحرير وصولي و بهاي اوراق در صدر اسناد تنظيمي و در محل مصخصو خود و نيز در ذيل ثبت دفتر به تفكيك قيد شده است/ نشده است كه فهرست مشخصات اسنادي كه رعايت اين امر نشده ضميمه اين صورت جلسه است.

۴-به هنگام تنظيم كليه اسناد، مفاضا حساب مالياتي، شهرداري، پاسخ استعلام ثبت محل، قبض پرداخت ماليات نقل و انتقال و ساير مدارك و مستندات قانوني مقرر اخذ و پيوست سابقه اسناد تنظيمي شده است/ نشده است كه فهرست اسنادي كه ضمائم و مدارك آن ناقص بوده و همچنين موارد نقص آن ها به شرح پيوست اين صورت جلسه است.

۵-برگ خلاصه معاملات و فسخ نامه ها به طور مرتب و منظم به ادارات ثبت محل ارسال و همچنين فرم اعلام وضعيت معامله وسائط نقليه موتوري براي كليه اسناد معامله وسائط نقليه تنظيم و مرتباً به ادارات راهنمايي و رانندگي محل شماره گذاري خودرو فرستاده شده است/ نشده است كه در خصوص ارسال مرتب آن ها تذكرات لازم داده شد و فهرست اسنادي كه برگ خلاصه معامله يا فسخ نامه و يا فرم اعلام وضعيت معامله وسائط نقليه موتوري آن ها ارسال نشده ضميمه اين صورت جلسه است.

۶-دفاتر قانوني دفترخانه موضوع ماده ۱۱ آئين نامه قانون دفاتر مصوب ۱۳۵۴ و تبصره ۲ الحاقي به ماده ۱۲۰ آئين نامه قانون ثبت كامل و مرتب و منظم بود و بر حسب مورد رعايت ماده ۲ اصلاحي آئين نامه قانون ثبت مصوب ۱۳۲۳ گرديده است.

۷-به طور كلي در جريان بازرسي مواردي كه مغاير و مخالف با ضوابط و موازين مقرر در مواد ۴۹ تا ۵۳ و ۵۵ تا ۶۸ و ۸۶ تا ۸۹ و ۱۰۰ قانون ثبت اسناد و املاك و نيز مواد ۱۴ و ۱۸ و ۱۹ و ۲۱ و ۲۳ و ۲۹ الي ۳۱ و ۵۰ و ۵۱ و ۵۲ قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب ۱۳۵۴ و ساير مقررات جاري باشد ملاحظه نگرديد و در رابطه با نقائص جزئي نيز آموزش هاي لازم به مسئولين دفترخانه داده شدو فرصت كامل مواردي را كه رعايت مقررات و ضوابط مورد عمل و جاري نشده است نيز پيوست اين صورت جلسه است.

توضيحات :
اين صورت جلسه در……………………. نسخه تنظيم و در تاريخ بعدد / بحروف ………………………………………………………. به امضاي سردفتر و دفتريار دفترخانه و بازرس/ بازرسان رسيد.
ضمائم پيوست اين صورت جلسه عبارتند از :
الف :
ب :
پ :
ت :
امضاء سردفتر
تاريخ
امضاء دفتر يار
تاريخ
امضاء بازرس يا بازرسان
تاريخ
ادعاي اشخاص حقيقي و حقوقي نسبت به تنظيم سند معارض در دفتر خانه
بند ۱۳۲ – هر زمان كه از طرف شخص حقيقي يا حقوقي ادعاي انجام معامله معارض در دفترخانه اي بشود لازم است فوراً بررسي دقيق و اعزام بازرس مطلع به دفترخانه و تحقيق لازم از سردفتر و دفتريار مورد اتهام با تنظيم صورت مجلسي كه به امضاء سردفتر و دفتر يار (هر گاه دفتريار هم مورد اتهام باشد) خواهد رسيد مراتب را به دادسراي شهرستان محل اعلام و چگونگي قضيه را با توضيح كافي (بطوري كه نياز بخواستن مجدد نباشد) و اضهار نظر صريح به مرگز گزارش دهند.
ذكر شماره و تاريخ اسناد ناقص در صورت جلسات بازرسي
بند ۱۳۳ – چون غالباً مشاهده شده كه دفاتر اسناد رسمي سندي را كه به امضاء اصحاب معامله نرسيده براي وصول حق الثبت موضوع ماده ۱۲۳ اصلاحي قانون ثبت بهاي مورد معامله اسناد ناقص را به منبلغ كمي در سند قيد و در موقع بازرسي همان مبلغ ملاك وصول حقوق دولتي قرار داده است و بعداً اسناد مذكور با اصلاح قيمت واقعي (مبلغ بيشتر) به امضاء رسيده و بعضي از سردفتران و دفترياران دفاتر اسناد رسمي ما به التفاوت آن ها را به حساب منظور ننموده و بازرسان بعدي هم آخرين بازرسي را مبداء رسيدگي قرار مي دهند و در نتيجه وجوه عمومي لاوصول و تفريط مي شود لذا به منظور جلوگيري از وقوع امر ، مقتضي است به بازرسان اعزامي به دفاتر ابلاغ نمايند در موقع رسيدگي به امور مالي صورت اين قبيل اسناد را با ذكر شماره و تاريخ در صورت جلسه بازرسي منعكس و يادآور مي شوند كه در رسيدگي هاي بعدي موضوع را دقيقاً مورد توجه قرار داده و چنان چه در مبلغ اسناد مورد بحث تغييري حاصل شده باشد و مابه التفاوت آن به حساب منظور نشده باشد جزء بدهي دفترخانه محسوب و وصول شود. بديهي است تخلف از اين دستور موجب مسئوليت خواهد بود.